Originally posted by Juho Kahilainen:
Asiaan. Onhan noita "bilejärkkärin muistioita" aikoinaan väsätty. Ainakin fi-reivin Joha ja Fiktio-Esa ovat muistaakseni tällaisen lärpäkkeen väsänneet.
Johan lärpäkkeestä en ole tietoinen, mutta ainakaan oma tekeleeni (joka on kirjoitettu '97 ja korjauksia tehty '99) ei ole enää ihan ajan tasalla.
Originally posted by Mucking Fagician:
Joten ajattelin ihan mielenkiinnosta kysellä bileitä OIKEASTI JÄRJESTÄNEILTÄ millainen homma on kyseessä. Eli en tarkoita Reivaaja-Reiskan v*tunmoisia fantasiabileitä, jotka hän on järjestänyt mielikuvituksessaan ziljoona kertaa. Vaan siis millainen työmäärä on kyseessä ja mitä kaikkia aspekteja on otettava huomioon siitä eteenpäin kun bileet on päätetty järjestää.
Tässä muutamia omia näkemyksiäni aiheesta:
Muuttujia on melko lailla, riippuen mm. siitä missä (millä paikkakunnalla, millaisessa tilassa jne.) tapahtumaa on aikeissa järjestää. Lisäksi työmäärä luonnollisesti kasvaa sitä mukaa mitä erikoisluontoisempi, suurempia kävijämääriä tavoittelevampi ja suuremman tuotantobudjetin tapahtuma on kyseessä. Tästä johtuen hieman epämääräisesti aseteltuun kysymykseesi on vaikeaa antaa yksiselitteistä vastausta.
Voisi kuitenkin olettaa että työmäärä on yleisesti 'hyvinä' pidettyjen ja innovatiivisten / uutta luovien bileiden osalta aina suuri - toisinaan jopa kokoluokkaa valtava. Kokonaan uuden katsantokannan luominen eli esim. uudenlaisen tapahtumakonseptin valmistelu ja käynnistäminen on luonnollisesti työläämpää kuin esim. jatkuvampiluonteisen, jo vakiintuneen klubin tms. pyörittäminen.
Osaava järjestäjä toki varautuu kaikkeen mahdolliseen. Tapahtumien järjestäminen (ts. kokonaisuuden hallinta) saattaa aiheuttaa ensikertalaiselle melkoiset painajaisunet, mutta ajan myötä kyllä oppii jos vaan on riittävän pitkäjänteinen. Geneerisesti ottaen seuraavanlaisia seikkoja voi joutua konkretiatasolla huomioimaan (tekemään), toki hieman tilanteesta ja tapahtumasta riippuen:
- alku-/konseptisuunnittelu: millainen tapahtuma, esille tuotavat tyylilajit, kohderyhmä, teema jne.
- meno- ja tuloarvioiden pyörittely ja uudelleenkirjoitus/tarkistus (huom! tätä joutunee iteroimaan vielä monenmonta kertaa myöhemmin)
- tapahtumapaikan hankinta (tälle korkea prioriteetti)
- päivämäärän valinta - on hyvä pyrkiä välttämään merkittäviä päällekkäisyyksiä
- soittolistojen laadinta illan musiikillisen jatkumon huomioiden
- esiintyjien varaaminen hyvissä ajoin, nimekkäitä ulkomaisia esiintyjiä buukattaessa taloudelliset riskit helposti kasvavat ja työmäärä lisääntyy aika lailla
- mahd. byrokratia poliisi- ja paloviranomaisten kanssa (esim. ravintolatiloissa harvemmin, mutta tehdashalli- ym. eksoottisimmissa bilepaikoissa lähes aina..)
- ääni- ja valolaitteistojen hankinta: on lukuisia näille sektoreille erikoistuneita firmoja, joiden kanssa on myös hyvä suunnitella kokonaisuutta
- järjestyksenvalvojien (=poliisin edellyttämä määrä) hankinta ja huvitilaisuusilmoituksen tekeminen viranomaisille viim. 5 vrk ennen tapahtumaa
- musiikin esittämisestä koituvien tekijänoikeusmaksujen eli Teostojen ja Gramexien huomiointi
- sponsoreiden yms. yhteistyökumppaneiden hankinta (taloudelliset tukijat + mediapartnerit)
- mainonnan suunnittelu ja toteutus (sis. flyerit, www-sivut, foorumit, postituslistat, sanomalehdet ym. julkaisut, tv-/radiomainokset)
- dekoraatioiden, videoscreenien ym. visuaalisen puolen suunnittelu ja toteutus
- ennakkolippujen laatiminen ja -myyntipaikkojen sopiminen
- bussikuljetusten organisointi eri kaupungeista
- vakuutusasiat
- ruoka-/juomatarjoilujen käytännön järjestelyt (ruuan myyntiinkin tarvitsee pääsääntöisesti luvan, muusta anniskelusta puhumattakaan)
- tapahtumapaikan valmistaminen bilekuntoon: show-laitteiston pystytys, dekojen sijoittelu jne.
Tässä oli siis yleinen osio, jokaisesta mainitusta kohdasta voisi halutessaan erikseen kirjoittaa parisivuisen esseen.. Pientä käytännön säätöä tapahtumien suhteen on / voi olla esim. seuraavien asioiden kanssa:
Staffikortit, korvatulppia, voimavirtakontteja, työ- ja vaihtovuorot (lipunmyyjät, buffetin myyjät, narikkaihmiset, valojen hoitajat, roudarit jne.), tallennusvälineet ja -kuvaajat (videokamerat jne.), kaikenlaista kamaa aina saatavilla (teippiä, sakset, paperia, tusseja, sammutuskalustoa, ensiapupakkaus, jätesäkkejä, siivousvälineitä, tyhjiä kaljakoppia, ...), kulukorvaus- ja palkkapaperit, artisti-imailut, soittoaikataulut ym. opaskyltit näkyville, artistien sekä lehden-/tv:n toimituksen hostaaminen, järjestyksenvalvojille ja artisteille ruokaa/ruokalippuja, siivousta, lisää jätesäkkejä, lisää siivousta, laskujen maksamista, laskujen maksamista, laskujen maksamista jne.
Käytännössä on vielä paljon tekijöitä, mitä tulee huomioida ja tähän kaikkeen / kokonaisuuteen vaikuttaa toki myös pitkälti tapahtumia järjestämässä olevan tahon toiminnan tavoitteet/motiivit: Esim. non-profit -yhteisön ja jonkun firman järjestämiä bileitä voi olla vähän vaikea verrata. Usein firmoilla on suuremmat kulut, sillä yritykselle ei käytännössä voi tehdä talkootyötä, vaikka tätäkin tapahtuu.
Firmalla voi olettaa (vallitsevassa markkinatalousyhteiskunnassa) olevan tavoitteena tehdä voittoa, että homma jatkuisi. Vastaavasti non-profit -tahoilla yleensä tavoitteena on että tulot kattavat menot eivätkä järjestäjät saa palkkaa. Se, että työstä saadaan palkkaa ei ole kuitenkaan välttämättä ole bileen paremmuuden / innovaation määrän tae, mutta toisaalta joissakin tapauksissa myös bilejärjestämiskokemus ja ammattitaito näkyy. Tähänkin asiaan on yhtä monta aspektia kuin mitä on erilaisia tahoja bileitä järjestämässä, jonka lisäksi samallakin järjestäjätaholla voi olla useampia, eri tavoin profiloituneita ja segmentoituja tapahtumakonsepteja.
Usein kuitenkin on niin että mitä uskottavampi (esim. kokeneempi, 'suurempi', luotettavampi, hyvämaineisempi jne.) järjestäjätaho on kyseessä, sitä enemmän sillä voi olettaa olevan resursseja järjestää onnistuneita suuren luokan tapahtumia. Tämän aspektin huomioiden "kaupallisuuskin" voi olla hyväksyttävä asia, sillä laadukkaiden / suurien bileiden järjestäminen maksaa maltaita ja pienillä yhteisöillä ei tähän välttämättä ole resursseja.
Meillä täällä Suomessa ollaan totuttu oikeasti
halpoihin lipunhintoihin, joiden myötä tapahtumien budjetin saaminen edes +- 0:aan ei välttämättä noin vaan onnistu. Tämä koskee myös em. ns. non-profit -organisaatioita, sillä näiden voi useissa tapauksissa olettaa toimivan ideologisella pohjalla, jolloin voittoa ei olla pyritty maksimoimaan tapahtuman laadun kustannuksella.
Jo 90-luvun ensimmäiseltä puoliskolta lähtien ollaan taidettu puhua "Suomen teknoskenen kaupallistumisesta", mutta tosiasia on että bileiden järjestäminen maksaa yhä enemmän rahaa (nousukausi, inflaatio jne.) ja lukuisista alan bileistä tulee järjestäjille takkiin. Siksi yhdetkin - joko kokemattomuudesta tai huonosta tuurista johtuen - huonosti menneet bileet ovat toisinaan kaataneet koko (nuoren) organisaation.
On mielenkiintoista havaita miten eri alojen opinnoista (esim. tuotantotalouteen, viestintään, markkinointiin jne. liittyen) saa syventävää näkökantaa tapahtumien järjestelyihin liittyviin asioihin, vaikka tavoitteena ei olisikaan tehdä tapahtumien järjestämisestä itselleen ammattia. Eräs kaveri on tehnyt ihan mielenkiintoisen amk-lopputyön aiheesta "tiimityö teknotapahtumassa", joka osaltaan sivuaa tätä tieteenhaaraa, mutta minulla ei ole ko. työtä elektronisessa muodossa (tai: lupaa) että voisin sitä tänne pistää.
Tärkeä rooli onnistuneen tapahtuman toteuttamisessa on kuitenkin - edellä mainittujen asioiden ohella - tämän kulttuurin ja sen piirteiden syvällisessä tuntemuksessa. Joka tapauksessa, bileitä säätäessä voi kaikenlaista kummallista tulla matkan varrella vastaan, mistä esim. artistien viimehetken peruuttaminen ja vaikkapa biletilan altalähtö lukeutunevat niihin kiusallisimpiin. Paras vinkki ylläreiden varalta on laatia biletilojen, laitevuokrien ja ulkomaanartistien asioista kirjallisia sopimuksia mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, koska usein on varsin isoista rahoista ja asioista kyse.
Perusperiaatteena pitäisi mielestäni olla että kun bileet on kerran päätetty järjestää, niihin todella panostetaan eikä jätetä pienintäkään yksityisseikkaa huomioimatta - perfektionismiin pyrkivästä luonteenlaatusta ei ainakaan ole haittaa. Asioiden hoitamiselle tulee varata tapahtuman mittakaavan edellyttämä määrä aikaa, sillä lopussa tul(l)ee joka tapauksessa kiire. Inhimilliset rajoitteet toki alkavat bileviikonloppuna varsin tavallisen 30+ tunnin valvomissession jälkeen tulla vastaan, mutta vastuuta kannattakin jakaa eri henkilöiden kesken. Lisäksi tapahtumajärjestäjäorganisaatio - optimaalinen koko n. 2-6 hlöä - on järkevää koostaa oman alansa ydinosaajista. Luvatut asiat tulee pystyä huolella ja viimeistellysti toteuttamaan.
Tästä aiheesta kyllä riittäisi juttua vaikka kuinka.. Noh, toivottavasti tästä vastauksesta oli edes jotain apua.
[ 15 May 2002: Message edited by: Esa ]
[ 15 May 2002: Message edited by: Esa ]
